来客が来た場合は、立ち上がり「笑顔」で会釈します。

• 1. まず「いらっしゃいませ、ご用件をお伺いします」と先方にハキハキとした言葉でお伺います。
• 2. 先方が、氏名、会社と用件を述べられたところで、復唱し再確認します。
  もし間違っていれば先方が訂正してくれますし、こちらが間違ったことを申し上げてしまった場合は、「失礼いたしました」と言いましょう。
• 3. 来客について、アポイントメントシートで確認します。
• 4-1. アポイントシートに来客の方の用件が無い場合は、「本日は、○○とのお約束はされていますでしょうか」などと先方に確認します。
  • 4-1-1. 「はい」と先方が言われた場合は、アポイントメントシートに記載が無くても単なる社内の通知ミスの可能性もありますので、担当に内線で確認します。
  • 4-1-2.「いいえ」と先方が言われた場合、つまりアポイントメントがない場合は、一応担当者に連絡し、対応が可能かどうか確認する。対応不可能もしくは、不在などの場合は、その旨を先方にお伝えする。伝言が必要かどうかなどお伺いする。
• 4-2. アポイントメントシートに来客の方の用件がある場合は、担当へ内線で連絡し、その旨を伝える。ご案内するのか、それとも担当者が出迎えるのか確認する。
  ご案内する場合は、ご案内する場所やルートを明確にお伝えする。
  担当者がお出迎えする場合は、お待ち頂く時間などを確認し、適切な場所でお待ち頂き、お茶などをお出しする。