Fコミュビジネスマナーカフェ

　時間に関係なくスピーディーに送れるメールは、ビジネスには欠かせないツールですが、その長所と短所をきちんと理解したうえで使うことが大事です。メールは電話、FAX、文書などと同じ、伝達ツールのひとつなのです。何を伝えたいのか、そして自分のおかれた状況と相手との関係をしっかりと把握し、どの方法がベストなのかを判断しましょう。 　緊急の連絡は、相手がすぐにメールを読めるかどうかわからないので電話がベストのこともあります。また、地図のように相手がプリントアウトする必要のある事項は、FAXがベストかもしれません。逆にホームページの情報などは、メールにURLが書いてあればすぐに開けるので受け取った側は便利です。 　また、場合によっては、メールと他の方法を併用することも必要ですし、実際に出向いて処すべき状況もあります。たとえば「お詫び」。まずは、電話で「お詫びの気持ち」を伝え、先方に出向いて誠意を伝えるのが基本です。そのあと、メールでフォローするのがよい場合もあれば、会社からの正式な謝罪文書が必要な場合もあります。メールだけでおさまるような状況でも、上司にチェックしてもらってから送るのがよい場合もあるでしょう。「依頼」「交渉」なども、初めての取引相手にはビジネスの基本として直接出向くほうがよいでしょう。また、「お見舞い」は、相手がメールを読める状況になければ手紙にします。転勤や退職などの挨拶は、文書による通知が正式です。