○社外文書の種類

社外文書は、次の２つに分けることができます。

1. 商取引上の文書

• 通知状……会議の開催や社屋の移転などの事項を相手に知らせる文書
• 案内状……行事・式典、新規の業務などを知らせる文書
• 依頼状……見積書やカタログの送付などのお願いを相手に伝える文書
• 注文状……商品や購入を申し込む文書

2. 社交的な文書

• 挨拶状……開業・移転などの通知や年賀状・暑中見舞いなどの季節のあいさつをする場合の文書
• 招待状……行事や式典、催し物などに招く文書
• 見舞い状…被災や病気見舞いなど相手を慰めたり元気づけたりする文書

○社外文書作成時の注意点

社外文書は、社外の方にこちらの意見や希望を正確に伝えるためにやり取りする文書です。ですから、用件を正確に分かりやすく、そして丁寧な言葉づかいで記載しましょう。

• 丁寧語・敬語などを用いて文書を作成しましょう。
• 必要な用件を簡潔に無駄なく記載しましょう。内容が複雑だったり、長くなってしまう場合は、別記にして箇条書きにしましょう。