「クッション言葉」と言われる、相手を考慮した表現があります。この表現を毎日の会話の中で意識的に使用して身につけましょう。スラスラと口をついて出てくるまで練習すれば、大事な場面でも思いがけないほど上手に対応できるようになります。
名前を確認するときは
私は○○株式会社の××と申します。失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。
お願いするときは
お手数ですがこちらの用紙にお書きいただけますでしょうか。
名指し人の不在を告げるときは
○○はあいにく外出しております。午後3時ころ戻る予定となっております。
代わりに話を聞くときは
お差し支えなければ、私がお話を承ります。
打ち合わせを終えるときは
お忙しい中、お時間を頂戴しありがとうございました。
名刺を切らせたときは
申し訳ございません。あいにく名刺を切らしておりまして。
訪問の際に道順を尋ねるときは
恐れ入りますが、最寄り駅からの道順をお聞かせ願えますでしょうか。
知っているときは
存じております。存じ上げております。
知らないときは
わかりかねます。
否定するときは
そのようなことはございません。ご確認いただけますでしょうか。
希望に添えないとき、断るときは
ご希望に添いかねます。いたしかねます。
謝るときは
大変ご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございません。
依頼するときは
恐れ入りますが、○○していただけますでしょうか。
話をさえぎるときは
お話中、誠に恐れ入りますが。お話中失礼いたします。
仕事中の人に話しかけるときは
お仕事中恐れ入りますが。
すぐに本題の話に入るときは
早速ではございますが。
聞き返すときは
恐れ入りますが、もう一度お願い申し上げます。
都合を聞くときは
ご予定はいかがでございますか。
人に物を頼むときは
お手数ですが、○○をお願いできますでしょうか。